Až přečtu tenhle článek...

„Co můžeš udělat dnes, odlož na pozítří a zítra máš celý den volno.“ „Když je potřeba udělat v domě naléhavou opravu, je nejlepší se někde schoulit s dobrou knihou.“ „Pokud stojíte pod horou, na kterou chcete vylézt, nepředpokládejte, že se čekáním zmenší.“ Aforismů, které vystihují podstatu odkládání, shromáždil psycholog Piers Steel z univerzity v Calgary a přední světová kapacita na prokrastinaci celou řadu a jejich pročítáním na serveru Procrastinus.com lze vyplýtvat spoustu času. Ovšem po chvíli člověk narazí na tento: „Prokrastinovat je, když si čtete tyto výroky, a zítra přitom máte odevzdat spoustu práce.“

Surfovat po internetu a číst si tam věci v tu chvíli nepodstatné, to je jedna z typických odkládacích aktivit. Patří k nim třeba také chatování, uklízení, shromažďování informací, kterých už máme víc než dost, vaření různých druhů čaje, náhlé rozhodnutí ostříhat svého pudla, nakupování virtuální i reálné, péče o tělo a – jak uvádějí některé výzkumy – často také masturbace. Rozptylujících aktivit je každopádně více než kdy dřív.

Kromě toho se změnila naše práce, čas je méně strukturovaný a jeho organizaci máme více ve svých rukou. Pro někoho to znamená svobodu. Pro někoho muka. Protože se věnuje všemu nepodstatnému, zatímco důležitější, odpovědnější, a tedy obtížnější úkoly odkládá. Což mu působí nejen praktické problémy, ale také výčitky svědomí, zhoršení sebehodnocení, úzkost. A to zase vede k dalšímu odkládání, což dále zhoršuje psychickou nepohodu.

Problém je to samozřejmě odvěký, ale teprve v posledních zhruba třiceti letech ho psychologové začali soustavně zkoumat. Tento iracionální, frustrující, nepříjemný bludný kruh, do nějž je lapeno stále více lidí, dostal název prokrastinace (z latinského pro crastinus, na zítřek) a v poslední době se o něm začíná debatovat i v Česku.

Svačina místo učiva

„Třeba si pečlivě vytrhávám obočí, trvá mi to klidně hodinu. Nebo jedu do nákupního centra. Pak se vrátím, ale jsem už moc unavená, a tak si řeknu, že začnu až zítra,“ popisuje čtyřiadvacetiletá Olga Zelenková (není to její pravé jméno) svoje problémy s učením. Studuje na Karlově univerzitě francouzštinu a anglistiku, a i když je nadaná, bude teď skládat zkoušky, které její kolegové dělali už před rokem nebo dvěma. Protože je odložila.

A místo učení dělala jiné věci. Kromě všech zmíněných také ještě prohlížela fotky na Facebooku, navštívila stránky desítek elektronických obchodů, četla si blogy. A několik let se také přejídala. „Šla jsem si do samošky něco nakoupit, pak jsem si to připravila, potom jsem to snědla. No a pak jsem strávila další čas litováním, co jsem to udělala,“ vypráví.

Tento destruktivní rituál ji po čase dovedl až k bulimii a pak do psychologické ambulance. Teprve tam se jí všechno poskládalo dohromady. Od té doby si už zničující svačiny zatrhla a dokáže lépe odlišit „otálecí“ aktivity od smysluplných. Svůj čas zvládá lépe – a přispělo k tomu i několik situací, které byly, jak říká, hodně na hraně. Půl roku třeba nebrala léky na štítnou žlázu. Přitom stačilo jen zavolat lékařce a vyzvednout si recept. „Já jsem ale nebyla schopná to udělat,“ říká. Když pak doktorka viděla výsledky krevních testů, skoro ji odmítla dál léčit.

Anebo ve škole: rozhodující zkoušku odložila Olga na ten nejzazší termín. A na učení jí po všem odkládání zbyl jen týden. „Věděla jsem, že tohle jsem už přehnala, bála jsem se, že mě po třech letech studia vylejou,“ říká.

Také po této zkušenosti se snažila lépe plánovat. V diáři na nový rok má už červeně zapsané termíny zkoušek a zeleně data, kdy se začne učit: „Už nechci zažívat tyhle hyperstresové situace,“ říká.

Akademici zase pozdě

Na místo české Olgy by bylo možné dosadit studenta z kterékoliv světové univerzity. Právě v souvislosti s akademickým prostředím se o prokrastinaci nejvíc mluví; v němčině se někdy nazývá přímo studentský syndrom (Studentensyndrom). Americké univerzity o ní referují jako o jednom z nejčastějších studijních problémů a univerzitní weby nabízejí spoustu zaručených tipů, jak se jí bránit. Jak se prokrastinace, tento „největší zloděj času“, činí v Česku, to zatím jen na několika fakultách v Praze, Brně a Olomouci zkoumal psycholog Roman Gabrhelík. Když studentům dal k vyplnění testovací otázky, které se používají v USA (dotazníková škála se nazývá PSS a k vyzkoušení je také na stránkách Procrastinus.com), zjistil, že přes čtyřicet procent z nich patří mezi těžké prokrastinátory. Pro srovnání: v běžné populaci jich je podle odhadů 15–20 procent.

Důvody, proč právě studenti mají takové problémy s otálením, jsou logické: po střední škole, kde je jejich čas přísně strukturovaný, mají na vysoké náhlou svobodu. Nemají ještě systém, jak si čas organizovat. A kromě toho, mají tolik skvělých, virtuálních i reálných možností.

Každý tuto situaci zvládá jinak. Prokrastinace totiž zdaleka není jen špatná organizace času. Je to důsledek nezvládnutých emocí a vnitřních bloků, roli tady hrají vzorce chování, vypěstované už v dětství.

Psychologové se pokusili charakterizovat „typického prokrastinátora“. „Není svědomitý, je poněkud neurotický, má živý fantazijní život a je lehce introvertní a nespolečenský,“ uvádí Roman Gabrhelík. Dodává ovšem: „Prokrastinující student může mít ale i úplně jinou osobnost. Dost často se například píše, že silný sklon k prokrastinaci mají perfekcionisté.“ V jejich případě vede k odkládání strach, že nedokážou splnit své vlastní vysoké nároky.

„Prokrastinátoři často operují s tvrzením, že jedině pod tlakem podávají výkon. To ale, zejména u náročných úkolů, není ničím podloženo,“ říká. Výzkumy spíš svědčí o tom, že člověk ve stresu dělá víc chyb a pracuje hůř.

Prokrastinátoři ale nejsou jen mezi studenty. Problém se týká také menších podnikatelů, překladatelů, programátorů, všech, kteří si musejí čas organizovat sami. Když Petra Vohnoutková pracovala ještě jako sestra v nemocnici, každá minuta byla rozplánovaná. Před dvěma lety si ale založila vlastní kosmetický salon v okrajové části Prahy. A teprve tehdy jí došlo, že neumí zacházet s časem a že všechno pořád odkládá. „Třeba jsem potřebovala přípravky na příští den a věděla jsem, že je musím okamžitě objednat. Ale místo toho jsem si šla umýt hlavu. Samozřejmě mezitím už měla moje dodavatelka po pracovní době a já jsem musela rušit svojí zákaznici termín s nějakou výmluvou,“ popisuje to paní Vohnoutková. Aby skoncovala s tímto modelem, musela se vydat za psycholožkou. „Jinak bych nejspíš zkrachovala,“ říká.

Odkládání, často skryté za usilovnou činnost, je přítomné v mnoha firmách, stojí peníze, zhoršuje výkon podniku.

Až pozdě odpoledne

„Dopoledne jsem viděl tři naše pracovníky, jak šli nakupovat vybavení do kuchyňky. Tak jsem se jich zeptal: Proč zrovna teď?“ říká Slavomír Růžička, jako by to byl ten nejabsurdnější nápad. Růžička je jednatelem konzultantské firmy Reengine, kterou si podniky najímají, aby jim pomohla zvýšit efektivitu a zvládání času.

A jedna z klíčových rad zní: nenaléhavé úkoly vyřídit v pozdních odpoledních hodinách. Nebo delegovat anebo neřešit vůbec, nejsou-li pro chod firmy důležité. Rozhodně jim nevěnovat nejplodnější část dne, dopoledne, kdy je třeba se s čerstvou energií dát do nejdůležitějších úkolů. „Jenže dělat kreativní a odpovědnou práci, to je nejobtížnější a chce to nejvíc úsilí. Proto to každý raději odloží,“ říká Růžička.

Tento problém vidí v mnoha firmách, kterým radí. Jejich zaměstnanci mají na úvod vypracovat „časovou mapu“, aby se zjistilo, co vlastně celý den dělají. Většinou hodně času věnují třeba cestám, mailování, jednáním, řešením věcí, které takzvaně hoří. Tedy nenáročným činnostem, jež odsouvají ty skutečně podstatné, jako je například kontaktování nových potenciálních klientů. Na to zbude třeba jen hodina týdně.

Právě taková mapa času je prý dobrý začátek, jak se podívat realisticky na svůj čas.

No a pak svoje problémy pěkně rozumně začít řešit. Hned zítra.

VLÁDCI ČASU RADÍ

‣ Pracovat metodou timeboxingu. Stanovit si úkol na následující časový úsek (45 až 60 minut) a tomu se věnovat s plným soustředěním. Pak se odměnit pauzou.

‣ Nenechat se rušit. Pokud pracuji na nějakém úkolu, nepřijímat e-maily, nemít zapnuté komunikátory, ztišit mobil, nejlépe ani nehledat na internetu. Komunikaci se věnovat jen jednou za hodinu nebo za dvě.

‣ Prokrastinovat strukturovaně. Když se nedokážu vyhnout otálení, je dobré mít seznam aktuálních úkolů a ty v rámci prokrastinace plnit.

‣ Realisticky plánovat. Představit si pokud možno krok za krokem, co pro daný úkol musím udělat a jak dlouho to trvá. Pak udělat odhad a přidat nejméně deset procent jako rezervu.